Como organizar uma assembleia online: 8 dicas práticas para cooperativas!

quinta-feira, 25 de março de 2021. Postado por .

Organizar e garantir a transmissão de uma assembleia online não é tarefa fácil, ainda mais quando é direcionada para públicos que não são nativos digitais, como agricultores e agricultoras familiares.

No nosso caso, tivemos de organizar para 117 sócios e sócias da nossa cliente Cooperativa Ecocitrus. E isso é seeeempre é um desafio, ainda mais porque envolve a votação de pautas importantes para a cooperativa.

Neste mês de março de 2021, cumprimos a tarefa novamente (com sucesso!). Vou compartilhar com vocês algumas dicas para quem quiser e precisar fazer o mesmo dentro de uma cooperativa rural:

1 – VAMOS, TIME! Organize um grupo de trabalho para a transmissão

Antes de iniciar, organize um grupo de trabalho para estar envolvido com a produção e execução da tarefa. Essa equipe deve ser composta por pessoas que entendam o funcionamento da cooperativa e tenham domínio de ferramentas online.

Pode ser o coordenador administrativo, gestor de projetos, assessoria de comunicação, analista de marketing… A função pode variar, mas a pessoa tem que estar integrada com a equipe para pensar em TUDO!

Se possível, já separe as funções deste grupo de trabalho com base nas afinidades com os assuntos. Por exemplo: quem é da comunicação pode ficar responsável pela parte técnica e transmissão. Já quem é da administração tem como se atentar para questões burocráticas, que explico no próximo ponto.

2 – Observe a legalidade do processo de acordo com regimentos internos

Garanta que o regimento interno da cooperativa está sendo seguido e quais as recomendações de instituições que auxiliam o avanço do cooperativismo (Sistema OCB, Sescoop etc).

Observar essa questão antes de tudo vai prevenir que você e sua equipe desenvolvam o trabalho em vão.

É preciso saber quais as garantias do processo democrático de cada organização. Não comece a elaborar uma assembleia apenas porque você e a equipe querem. Fique atenta(o) para ver se os processos decisórios internos permitem.

3 – Conheça bem seu público para organizar a assembleia de forma efetiva

Assim como em qualquer novo método de comunicação, é preciso observar quem é o público para garantir o máximo de efetividade no processo, como votação ágil, compreensão das pautas, fácil acesso às plataformas etc.

E, pensando no público, já preste atenção sobre como eles acessam plataformas digitais e quais ferramentas costumam utilizar para se comunicar de forma online.

4 – Defina as ferramentas e as plataformas indicadas para a transmissão

Sabendo quem é seu público, você vai conseguir definir melhor qual ferramenta escolher. A nossa dica de ouro é: simplifique o máximo que puder!

Infelizmente, não conhecemos nenhuma plataforma acessível e indicada pelos órgãos de assessoria às cooperativas, que transmita o vídeo da assembleia e permita a votação na mesma janela.

Por isso, sugerimos que você faça uma breve pesquisa sobre como o associado ou associada usam as plataformas (se acessam pelo celular, pelo computador…), como indicado no item 3.

5 – Elabore um guia para facilitar a votação

Ao entender melhor o público que vai votar e quais as ferramentas que você escolheu, você pode elaborar um guia reunindo recados importantes, passo a passo, perguntas frequentes e o que mais identificar que deve estar claro para os participantes da assembleia. Dessa forma, os associados e associadas poderão consultar essas informações a qualquer momento.

Não se esqueça de avisá-los com constância sobre os processos pré-assembleia – como, por exemplo, fazer as inscrições e confirmações de cadastro.

6 – Faça um teste para entender o fluxo de votação

Crie uma transmissão e um pleito versão teste para entender o fluxo da votação (tempo para votar, avisos gerais, apresentação das pautas…). Assim, todos já estarão cientes de como tudo funciona antes da votação que será para valer.

7 – O que ainda pode dar errado? Deixe um plano B na manga

Imprevistos acontecem, né? Mas sempre podemos deixar um plano B articulado. Por isso, faça uma lista e identifique o que pode falhar e como você pode resolver em determinada situação.

Essa dica pode aliviar o peso da responsabilidade que é organizar uma assembleia digital. Um exemplo de prevenção e garantia da transparência e da lisura do processo é fazer a gravação de toda a assembleia.

Assim, o secretário que redigir a ata terá todas as informações e tudo poderá ficar disponível para consulta de qualquer associada ou associado.

8 – Por fim, fique de plantão!

Durante a transmissão, utilize os chats ou o WhatsApp para resolver problemas específicos de quem precisa votar ou assistir à assembleia. Qualquer tipo de ferramenta de mensagem instantânea neste momento ajuda muito!

É importante lembrar que para muitas cooperativas – especialmente do setor rural – as assembleias são o poder soberano. Observe o organograma da sua cooperativa para garantir que o processo seja respeitado.

Este post te ajudou de alguma maneira? Espero que sim! Caso tu tenhas alguma dúvida, comentário ou sugestão, escreva para mim. Meu e-mail é lais@agenciacultivo.com.br. Eu vou adorar trocar informações sobre este assunto e ajudar como posso. 🙂

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